近年來，青島市李滄公證處以“為人民服務、讓群眾滿意”做好公證窗口服務工作為導向，推出公證檔案電子化、“容缺受理”等便民措施，打通服務群眾“最后一公里”。
紙質公證檔案容易受到環境因素的影響，從而造成不同程度的損毀，高溫、高濕、強光、有害氣體都會使紙張發生氧化反應，使紙張變得易碎，字跡發生擴散、模糊的現象，壽命變短等。為了使公證檔案的保管存放更加規范化，進一步規范公證檔案的移交、管理和查閱工作，強化對公證檔案的科學保管和有效利用，充分發揮公證檔案的價值作用。2020年，李滄公證處開始對公證檔案進行數字化采集錄入，截至目前已完成自1981年至今的公證檔案，公證檔案共計3000余盒、25000余卷，并將紙質公證檔案順利移交給李滄區檔案館。
近日，李女士到李滄公證處查詢上世紀九十年代在此辦理的公證，因辦理公證時間久遠，她已記不清哪年辦理的公證，也記不清公證書號及承辦公證員。工作人員輸入當事人的信息后，很快就查到李女士的電子公證檔案。李女士直呼：“現在查詢公證檔案太快了，以前我們查詢公證檔案需要先申請，一點一點的給我們查閱紙質公證檔案，有時候忘記年限當天還查不到，現在有了電子公證檔案非常方便我們查閱”！這些掃描過的電子公證檔案既給當事人節省了時間，也提高了工作人員的工作效率，使檔案繼續發揮便民服務效應。
“容缺受理”指的是在關鍵材料齊全，不影響詢問筆錄制作的情況下，部分次要的輔助性材料暫時缺失的，工作人員先予受理申請，由當事人在領取公證書時再補齊缺失材料，有力解決群眾辦證“來回跑”的問題。
“真的很感謝你們，要不我和姐姐還得再跑一趟回家拿材料，來回耽擱時間不說，還得再請假”。張女士的父母已去世，給張女士和其姐姐遺留了10萬元的存款。近日，張女士和姐姐去銀行取款時被告知需要先辦理繼承公證才能取款。隨后，張女士和姐姐來到李滄公證處詢問辦理繼承公證需要準備什么材料。在交談過程中，公證員了解到張女士和姐姐不在一個區居住，平常工作很繁忙，請假不容易，雖然張女士的材料不齊全，但考慮到所有的繼承人已到場，來一次不容易，公證員為張女士和姐姐啟動“容缺受理”業務，先受理了張女士和姐姐的申請，對于可以通過大數據查詢到的信息不需要張女士另行提供，無法查詢到的信息則告知其需要到何部門開具材料，等領取公證書的時候一同提交，避免張女士再跑一趟取齊資料辦理繼承公證的繁瑣。
不讓群眾多走一步路，讓公證既有溫度又有速度，這是李滄公證處對人民群眾的服務承諾。
青島財經日報/首頁新聞 記者 蔣世龍 通訊員 王麗麗 尹兆鵬
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