自1984年成立以來，青島海事法院已走過四十載春秋，四十年輝煌燦爛。作為記錄著海事法院歷史和成長腳步的珍貴資料——檔案，也經(jīng)歷了從無到有，從簡單到系統(tǒng)，從傳統(tǒng)手工記錄到數(shù)字化管理過程。不斷完善的檔案管理體系，在存史、資政、育人方面發(fā)揮著越來越重要的作用，為海事審判事業(yè)的發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)的保障。
據(jù)了解，隨著科技、時(shí)代的不斷發(fā)展和海事審判業(yè)務(wù)的持續(xù)提升，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能完全適應(yīng)工作的需要。為了提高檔案管理的效率和質(zhì)量，更好地服務(wù)審判工作，青島海事法院啟動(dòng)了檔案改革工作。
通過檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，推動(dòng)檔案全面數(shù)字化，提高了檔案管理的科技含量和服務(wù)能力。以前當(dāng)事人借閱檔案需到現(xiàn)場(chǎng)，在專人監(jiān)管下查閱、復(fù)印紙質(zhì)卷宗材料，費(fèi)時(shí)費(fèi)力費(fèi)紙張。通過優(yōu)化服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程查閱檔案，提供了更加便捷高效的檔案服務(wù)。
通過檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，推動(dòng)檔案全面數(shù)字化
檔案管理更加規(guī)范有序，檔案種類、數(shù)量明顯增加。青島海事法院受理的案件類型從最初的海商、海事兩個(gè)案號(hào)，發(fā)展到如今的20個(gè)案號(hào)。其中，2023年12月公開審理的被告人馬某某重大責(zé)任事故一案，是青島海事法院試點(diǎn)管轄的第一宗海事刑事案件。案件數(shù)量也從最初的每年幾十件遞增到如今的每年4000余件，這反映出海洋經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、法律法規(guī)的完善以及社會(huì)對(duì)海事法律服務(wù)的需求變化。
數(shù)字化檔案的應(yīng)用，檔案庫房的升級(jí)，大大縮短了檔案查閱時(shí)間，提高了工作效率。青島海事法院早期的檔案管理多以紙質(zhì)文件為主，檔案存儲(chǔ)在鐵皮柜中。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，青島海事法院逐步完善電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化，提高了工作效率和檔案安全性。檔案分類整理歸檔存儲(chǔ)等工作也日趨規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。隨著檔案庫房設(shè)施升級(jí)，存儲(chǔ)檔案的密集架也由手動(dòng)密集架升級(jí)為智能密集架，恒溫恒濕系統(tǒng)、電子監(jiān)控、防盜報(bào)警器、智能氣體滅火器等智能設(shè)備與消防監(jiān)控聯(lián)網(wǎng)。青島海事法院檔案室被評(píng)為山東省檔案工作科學(xué)化管理示范單位。
通過人才培養(yǎng)，檔案管理人員素質(zhì)得到增強(qiáng)，更好地服務(wù)于審判工作。檔案是司法活動(dòng)的真實(shí)記錄，通過詳實(shí)的卷宗材料，確保了審判活動(dòng)的透明度和可追溯性。基于這些認(rèn)識(shí)，辦公室檔案管理人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，特別是對(duì)檔案數(shù)字化、信息化知識(shí)的學(xué)習(xí)，努力成為檔案管理“高精尖”人才，服務(wù)審判實(shí)踐，良好的檔案管理為法官提供了快速準(zhǔn)確的案例檢索服務(wù)，維護(hù)司法公正和法律的權(quán)威。
信息共享平臺(tái)的搭建促進(jìn)了部門間的協(xié)作，為審判決策提供了有力支持。據(jù)介紹，最初案件開庭審理，只有簡單的桌椅，庭審記錄均為書記員手工記錄。隨著智慧法院建設(shè)，已將傳統(tǒng)科技法庭升級(jí)為具備本地庭審、互聯(lián)網(wǎng)庭審等多種功能的融合式智慧法庭。打造“互聯(lián)網(wǎng)+”船舶扣押拍賣新模式，打破時(shí)間和空間限制，保障海事糾紛高效審理。訴訟檔案歸檔已經(jīng)擴(kuò)展到庭審光盤隨卷歸檔。
作為涉外審判機(jī)關(guān)，青島海事法院的檔案室管理不僅服務(wù)于國內(nèi)需求，還涉及國際法律文書和外文材料的管理，有力支持了國際司法合作與交流。
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責(zé)任編輯：崔現(xiàn)香
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